dimanche , 19 novembre 2017
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#O365 – First Release et Utilisateurs avancés

C’était une des fonctionnalités présentées lors de Microsoft #Ignite et elle est désormais active dans les abonnements Office 365 :

Les mises à jour d’Office 365 et la publication des Previews.

Je ne pense pas être le seul à avoir eu à gérer cette situation avec mes clients : « J’aimerais pouvoir jouer avec les fonctionnalités en Preview mais je ne souhaite pas encore le rendre disponible auprès de mes utilisateurs. Ou alors, j’aimerais au moins pouvoir gérer un groupe de « Power Users » qui m’aideront à identifier les scenarios d’usage et préparer la conduite du changement. »

La seule réponse qui était possible jusqu’à maintenant c’était : Achetez un autre Tenant Office 365 pour tester les Preview mais avec des domaines et des tenants différents donc… couteux et pas forcément très facile à mettre en place « simplement ».

Lors de la conférence Ignite, les équipes produit (Product Group) ont présentées un nouveau modèle de de gestion de ces mises à jour. Et cette nouvelle fonctionnalité répondra à bon nombres de ce type de besoins. Nous traiterons dans un autre billet de blog de l’utilité ou non d’un tenant UAT pour la validation des changements.

Depuis le menu « Updates » vous accédez maintenant à une page améliorée avec une nouvelle option dans la partie First Release. First Release qui correspond justement à l’activation des preview a l’ensemble des utilisateurs.

Pour plus d’information, Consultez la page https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-options-3B3ADFA4-1777-4FF0-B606-FB8732101F47 qui explique tous ceci en détails.

Ce qui est intéressant, c’est de voir une option Standard dans les options de Standard Release ouvrant ainsi potentiellement la porte à d’autres options « Standards ». 😉

Si, comme dans mon cas, vous aviez déjà activé les First Release et si vous choisissez de basculer maintenant dans le mode Select people, vous recevrez alors un message vous annonçant qu’une fois ce mode activé, l’ensemble de vos utilisateurs perdront alors l’accès au Previews. Du moins jusqu’à ce qu’ensuite vous inscriviez ces utilisateurs dans le cercle des personnes sélectionnées.

Une fois que vous aurez validés en acceptant la fenêtre précédente, vous verrez alors une fenêtre s’ouvrir à droite de votre navigateur vous permettant de choisir les utilisateurs que vous souhaitez faire entrer dans le cercle privilégié des Utilisateurs Avancés.

Il vous suffit alors de renseigner cette page pour leur donner ou leur rendre l’accès aux programmes des Preview d’Office 365.

Pour information, les utilisateurs ne perdront pas les personnalisations qu’ils auraient pu faire dans les applications en Preview. Ils les retrouveront une fois ajoutés au cercle des utilisateurs avancés.

Pour modifier ces utilisateurs vous pouvez accéder à cette liste à partir du lien « Pick people« . Vous ré ouvrirez alors la liste des utilisateurs pour en ajouter ou en retirer manuellement.

Ajouter manuellement les utilisateurs peut s’avérer fastidieux… Si tel est le cas, vous pouvez aussi utiliser une méthode plus globale avec la possibilité d’importer un fichier TXT dont le format vous est fourni sur le lien « Download a sample file« .

Le format est très basic… 😉 Juste une liste de login. 1 par ligne du fichier TXT.

Une fois le fichier renseigné et soumit dans le formulaire ci-dessus, vous obtiendrez la page de résultat suivante qui vous donnera des détails sur les comptes qui auraient été ajoutés ou non ainsi qu’un accès a un fichier de log sur le résultat de cette opération.

Cependant pas vraiment d’option pour synchroniser ou enlever un ensemble d’utilisateur de manière simple sinon que manuellement depuis l’interface.

Une des bonne pratique serait alors de conserver une fichier TXT avec les comptes que vous souhaitez voir apparaitre dans ce groupe, séparer ou organiser ce fichier pour en simplifier l’utilisation et réimporter massivement ces utilisateurs lorsque vous avez des modifications nombreuses à réaliser.

Ensuite depuis l’option « Pick people« , il vous suffit de cocher la case « Select all » pour voir apparaitre l’option « Remove people » qui vous permettra de supprimer l’ensemble des comptes simplement.

Pour ensuite refaire une importation de votre fichier « Bulk_Add.txt » que vous aurez maintenu à jour avec vos groupes.

L’opération ne prenant que quelques petites minutes à réaliser. 😉

A bientôt avec plus d’informations sur l’intégration de Sway dans Office 365 qui vient d’être livrée ce matin 😉

About Nicolas Georgeault

Fort de plus de 20 ans d’expérience dans la gestion de la connaissance et dans le design des portails et des architectures d’information plus particulièrement dans le contexte des réseaux sociaux dans un contexte de l’entreprise, Nicolas Georgeault se spécialise aujourd’hui dans la capitalisation de l’intelligence collective de ses clients. Au travers du centre de recherche MuBrain spécialisé dans l’intelligence collective étendue également à l’intelligence artificielle et dans le développement des outils It4.Me, il se concentre aujourd’hui sur l’analyse et de l’écriture automatisé du contenu des réunions et conversations.
MVP SharePoint Server pendant 6 ans, il est aujourd’hui honoré d’être MVP Office Server and Services depuis 2 ans.
Sa vision du futur et ses qualités de conférenciers l’amène régulièrement à partager ses connaissances dans plusieurs ouvrages et publications web ainsi que régulièrement lors de plusieurs conférences et groupes d’utilisateurs au Canada mais également en Europe et aux Etats-Unis.

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