Depuis quelques jours, Microsoft nous a annoncé qu’il était désormais possible d’intégrer un rapport Power BI dans une page SharePoint Online en utilisant une webpart prévue à cet effet. Cette fonctionnalité est actuellement disponible en Preview directement depuis l’interface « Moderne » de SharePoint Online.

Le concept du partage dans Power BI est important à comprendre pour commencer… Il existe 3 éléments principaux dans la plateforme Power BI :

Il s’agit de bien comprendre les contraintes de sécurités liées à ces 3 éléments.

La source de données

Si, bien souvent la connexion à la source de données est « Anonymisée » pour des besoins très simples, il est également possible d’utiliser l’identité de l’utilisateur pour assurer qu’il consultera uniquement les informations qui lui sont accessibles. C’est à cette étape que la question de la transmission des informations d’identité est cruciale et que nous utilisons initialement des protocoles d’authentification comme Kerberos ou plus récemment comme OAuth. Mais je reviendrais plus tard, plus en détail, sur ce sujet de la source de données dans Power BI car cet élément peut s’avérer devenir terriblement complexe

Les rapports

Les rapports sont avant tout des vues des données que l’utilisateur peut personnaliser. C’est la raison pour laquelle, par défaut, vos rapports, ceux que vous créez avec Power BI Desktop ou ceux constitués à partir des packs de contenu d’organisation ou de services, se trouvent dans un espace d’adressage qui vous est personnel. Si vous jetez un œil à l’adressage utilisé, vous comprenez rapidement que ce lien n’est pas destiné à être partage avec d’autres utilisateurs.

https://app.powerbi.com/groups/me/reports/[Le GUID de votre rapport]/ReportSection

Et ce, même si vous appartenez à la même organisation. La logique veut que lorsque vous souhaitez partager ces rapports, vous ayez à passer par la création d’un Pack de Contenu (CF : https://powerbi.microsoft.com/fr-fr/guided-learning/powerbi-learning-6-2-create-content-packs/).

Disponible depuis votre menu des paramètres dans Power BI, il vous donne la possibilité de copier la structure de vos rapports dans le contexte de votre Jeux de données, en y intégrant les tableaux de bord qui y sont associés. Mais les copier en tant que modèle, car en utilisant ce Pack de contenu vous choisissez quels éléments seront déployés par l’utilisateurs après qu’il ait fourni ses informations d’identification. Ce qui permet alors de partager un ensemble de Rapport en assurant que leurs contenus soient adaptés à chaque utilisateur et leur niveau de permission des données. Je reviendrais la aussi sur ces nombreuses possibilités qui font écho par exemple, a la sécurité au niveau des lignes (Row-level security – RLS). Cette fonctionnalité de « Pack de contenu » n’est disponible que depuis la version Power BI Pro.

Cependant, il existe aussi une possibilité de partager un ensemble de rapport pour le rendre disponible pour un utilisateur Anonyme, comme par exemple dans le cas de la publication sur un site Internet. Dans ce cas précis, les données présentées ne nécessitent pas d’être adaptées à un niveau de permission de l’utilisateur.

Pour cela, il suffit de sélectionner le nouveau menu « Publier sur le web » pour obtenir là les liens de partage adaptés en mode anonyme. Après avoir confirmé, les rapports seront placés dans un mode public. Ce qui revient à dire que quiconque sera en procession de l’adresse de ce rapport public pourra le consulter. La fenêtre suivante s’affichera alors :

Vous voyez alors que le lien est totalement différent de celui proposé pour votre espace personnel.

https://app.powerbi.com/view?r=[Le code de votre rapport]

Ainsi vous pouvez envoyer ce lien dans vos communications ou utiliser le code HTML fourni dans la même fenêtre pour insérer ce rapport dans n’importe quelle page web.

C’était le mode qui était utilisé jusqu’alors pour partager vos rapports dans SharePoint. Mais si l’accès a la page SharePoint est contrôlée par les permissions de votre utilisateur, le rapport et son contenu ne peuvent pas bénéficier ce cette gestion des permissions.

Mais depuis peu, une nouvelle version de partage est disponible depuis le menu ! 😉

Le menu « Incorporer dans SharePoint Online (préversion) » conduit vers une nouvelle vue de votre rapport et surtout, comme l’indique la phrase placée au-dessus, de manière sécurisée dans une page SharePoint.

https://app.powerbi.com/reportEmbed?reportId=[Le GUID du rapport]

Ce nouveau lien, ne peut pas être utilise pour partager votre rapport avec un utilisateur externe, ni le publier sur un site web. Mais c’est LE lien que vous devrez utiliser pour publier votre rapport dans la nouvelle webpart de SharePoint Online. Et pour l’instant, uniquement pour SharePoint Online. Ce nouveau lien permet surtout de garantir la sécurité lors de l’accès au rapport depuis votre page SharePoint.

Depuis l’interface moderne de SharePoint Online, il suffit d’éditer ou de modifier la page pour y ajouter un nouvel élément (Webpart), et parcourir les options pour sélectionner Power BI (preview).

Une fois ajouter, l’élément présente alors un bouton « Add report » qui, à la manière des propriétés de webpart de SharePoint, ouvre un onglet de personnalisation dans la partie droite de la page. Parmi les options, il est possible de coller le lien obtenu depuis la dernière fenêtre de partage utilisé depuis Power BI, celle du type : https://app.powerbi.com/reportEmbed?reportId=[Le GUID du rapport]

Une fois le lien vers votre rapport Power BI entré, SharePoint va simplement rafraichir la page pour vous donner la possibilité de choisir la page du rapport que vous souhaitez présenter par défaut, le format 16 :9 ou 4 :3 dans lequel vous souhaitez présenter le rapport mais également la possibilité de montrer ou non les onglets des pages et si vous souhaitez ou non présenter l’onglet des filtres de Power BI.

Une fois sauvegardée, les utilisateurs qui ont la permission de consulter votre page, pourront également y voir votre rapport.

Les tableaux de bord

A l’origine, seul les tableaux de bord étaient « Partageables » avec les utilisateurs appartenant au même domaine Office 365. Cette fonctionnalité est toujours disponible et permet de partager un tableau présentant exactement les mêmes données à un groupe d’utilisateurs. Le but est de pouvoir présenter, échanger et décider sur la base des mêmes informations. Cependant, il est possible d’adapter le contenu d’un tableau de bord en fonction du niveau de permissions d’accès aux données des utilisateurs en utilisant un Pack de contenu.

Je vous présenterai en détail la création d’un pack de contenu dans un prochain article.

Conclusion

Partager un élément depuis Power BI a d’autres utilisateurs n’est pas toujours très simple tant les options et les cas d’usage sont multiples. Parfois nous souhaitons partager le rapport tel que pour être sûr de pouvoir discuter a plusieurs des mêmes données. Parfois nous souhaitons que les rapports soient adaptés aux utilisateurs et personnalisées avec les données qu’ils ont été autorisé à consulter. Parfois nous souhaitons juste publier des rapports sur un écran ou une page web et garantir qu’ils sont accessibles sans authentification… Autant de situations et bien d’autre sur lesquelles j’aurais le plaisir de revenir dans de prochains articles.