Grand ménage de OneDrive avec Copilot

Un nettoyage d’hiver, comme on ouvre les fenêtres : pour laisser sortir la poussière numérique et faire entrer de l’air neuf avant la rentrée.

OneDrive, c’est pratique… jusqu’au jour où il devient un grenier.

Des doublons, des “final_v7_definitif2.pptx”, des exports CSV qu’on n’ouvrira plus jamais, et parfois, plus grave, des fichiers qui traînent avec des infos personnelles qui n’ont rien à faire là.

La bonne nouvelle : Copilot dans OneDrive sait résumer, comparer, répondre à des questions sur tes fichiers, et t’aider à prendre des décisions (garder / supprimer / déplacer / étiqueter).
La vérité crue : Copilot n’est pas une baguette magique qui “nettoie à ta place”. Il te donne une intelligence de tri — et toi, tu appuies sur Supprimer (avec discernement).

1) Avant de commencer : le cadre, sinon c’est le bordel

Ce que Copilot peut faire dans OneDrive

• Résumer un ou plusieurs fichiers sans les ouvrir, pour comprendre “qu’est-ce que c’est que ce truc ?”.
• Comparer des fichiers pour repérer les différences et identifier les doublons “pas tout à fait pareils”.
• Répondre à des questions sur tes fichiers sélectionnés (et leur contenu), pour accélérer le tri.

Ce que tu dois vérifier (surtout en entreprise)

• Rétention / politique interne : dans certains environnements M365, supprimer n’efface pas “pour toujours” (et c’est parfois une bonne chose).
• Où doivent vivre les fichiers “collectifs” : en général, le collaboratif doit aller dans SharePoint/Teams, pas dans ton OneDrive perso (Et ca sera l’objet de plusieurs articles début 2026 😁).

Note pratique (comptes personnels)

Certaines fonctionnalités Copilot peuvent consommer des AI credits selon l’abonnement (Microsoft 365 Personal/Family, etc.).

2) La méthode simple : Triage → Décision → Action → Prévention

On va faire ça comme un vrai ménage : 3 piles + 1 pile “attention”.

1. À supprimer : brouillons obsolètes, exports temporaires, doublons, fichiers trop vieux sans valeur.
2. À garder (OneDrive) : travail personnel actif, références, archives perso utiles.
3. À déplacer (collaboratif) : tout ce qui sert à une équipe/projet, doit être repris par d’autres, ou doit être gouverné/étiqueté côté SharePoint/Teams.
4. À signaler (PII / Loi 25) : fichiers contenant des renseignements personnels (PII), ou des données sensibles qui exigent contrôle, étiquetage, et parfois relocalisation.

3) Copilot : le mode d’emploi concret

Où lancer Copilot

• OneDrive sur le web : sélectionne un fichier (ou plusieurs) → Copilot (ex : résumer / comparer / poser une question).

Le principe d’or

Copilot est meilleur quand tu lui donnes :

• un périmètre précis et clair (un dossier précis, ou une sélection de fichiers)
• une règle de décision (ce qui mérite suppression/déplacement/étiquetage)
• un format de sortie (tableau, liste d’actions, tags…)

4) Les prompts “prêts à coller” pour nettoyer OneDrive

Je te donne ici des prompts très opérationnels. L’idée : tu travailles dossier par dossier (ex : /Documents/2024, /Downloads, /Clients, /Perso) au lieu d’interroger tout ton disque d’un coup.

A. Comprendre ce qu’il y a dans un dossier (inventaire intelligent)

Prompt 1 — Cartographie rapide

Tu es mon assistant de tri OneDrive. À partir des fichiers sélectionnés, dresse un inventaire en tableau avec : Nom du fichier, Type, Date de dernière modification, Sujet (1 ligne), Utilité probable (Faible/Moyenne/Forte), Risque (PII/Confidentiel/Aucun), Recommandation (Supprimer/Garder/Déplacer/Étiqueter). Donne ensuite un plan d’actions en 10 étapes.

Prompt 2 — Détecter les “fichiers zombies”

Parmi les fichiers sélectionnés, identifie ceux qui semblent obsolètes (anciens brouillons, versions multiples, exports temporaires). Explique ton raisonnement avec 2 indices par fichier (ex : nom, date, redondance, contenu). Propose une liste “candidats à suppression” classée par confiance.

B. Traquer les doublons et versions “final_final”

Copilot peut comparer des fichiers pour repérer les différences.

Prompt 3 — Doublons probables

Regroupe les fichiers sélectionnés qui semblent être des variantes d’un même document (ex : v1, v2, final, final2). Pour chaque groupe : propose 1 “version de référence”, liste les autres en “à archiver” ou “à supprimer”, et dis-moi ce que je perds si je supprime.

Prompt 4 — Comparaison décisive (sur 2 fichiers)

Compare ces deux fichiers. Résume les différences majeures (structure, chiffres, décisions, dates, noms). Dis-moi lequel doit être conservé comme version officielle et pourquoi.

C. Décider quoi déplacer vers SharePoint/Teams (le bon sens gouverné)

Prompt 5 — “Perso vs Collaboratif”

Pour chaque fichier sélectionné, dis s’il doit rester dans OneDrive (usage personnel) ou être déplacé vers un espace collaboratif (SharePoint/Teams). Utilise ces critères : (1) contenu utile à plusieurs personnes, (2) besoin de coédition/traçabilité, (3) document de référence d’équipe, (4) risque conformité. Réponds en tableau avec une colonne “Destination suggérée”.

Prompt 6 — Préparer la migration

Liste les fichiers sélectionnés qui devraient aller sur SharePoint/Teams, puis propose une arborescence cible (sites/bibliothèques/dossiers) et des conventions de nommage. Ajoute un plan de migration en 2 heures max, avec étapes et risques.

D. Repérer la PII et déclencher une stratégie “Loi 25”

Au Québec, la Loi 25 modernise le cadre de protection des renseignements personnels (secteur privé et public), et impose des attentes de gouvernance, transparence et protection. Légis Québec

Important : Copilot peut t’aider à détecter et classer, mais pour industrialiser l’étiquetage et la protection, tu veux Microsoft Purview (étiquettes de sensibilité, auto-labeling, etc.). (Ca aussi, ca a déjà fait et ca fera l’objet d’un autre article)

Prompt 7 — Détection PII (scan par lecture intelligente)

Analyse le contenu des fichiers sélectionnés et signale toute présence potentielle de renseignements personnels (ex : nom complet + coordonnées, date de naissance, numéro d’assurance sociale, identifiants, données médicales, évaluations RH, informations financières). Pour chaque fichier : indique le type de PII trouvé, le niveau de sensibilité (Faible/Moyen/Élevé) et une recommandation (Étiqueter / Déplacer vers site sécurisé / Restreindre / Supprimer si non justifié). Réponds en tableau.

Prompt 8 — Étiquettes et actions (prêt pour Purview)

Pour chaque fichier sélectionné, propose une étiquette de sensibilité (ex : Public / Interne / Confidentiel / Très confidentiel – PII) et justifie en 1 phrase. Ajoute la liste des contrôles recommandés : chiffrement, restriction de partage, durée de conservation, emplacement (OneDrive vs SharePoint sécurisé).

Prompt 9 — Risque “partage externe”

Repère dans les fichiers sélectionnés ceux qui contiennent des informations qui ne devraient jamais être partagées à l’externe. Donne une recommandation de contrôle (bloquer partage externe, restreindre aux propriétaires, déplacer vers une bibliothèque sécurisée).

5) Passer de l’artisanat à l’industriel : Purview (étiquettes, protection, automatisation)

Si tu es dans un tenant Microsoft 365 d’entreprise, le “vrai” bouclier, c’est Microsoft Purview Information Protection :

• Sensitivity labels (étiquettes de sensibilité) pour classifier/protéger les fichiers.
• Support des étiquettes pour OneDrive/SharePoint (activation/paramétrage).
• Auto-labeling : appliquer automatiquement une étiquette quand le contenu correspond à des conditions (PII, etc.).

“Copilot t’aide à trouver et comprendre. Purview t’aide à gouverner et prouver.”

6) Le plan “ménage de fêtes” en 60–90 minutes

1. Commence par 2 dossiers qui font mal : Téléchargements et Documents/Ancien.
2. Trie par taille (les gros fichiers te rendent de l’espace vite).
3. Sur un lot de 20–40 fichiers : Copilot → inventaire + recommandation (Prompt 1).
4. Supprime sans pitié les exports temporaires et doublons évidents (Prompt 2 & 3). Garbage In, Garbage Out!
5. Isole un lot “à déplacer” et prépare une destination SharePoint/Teams (Prompt 5 & 6).
6. Passe un “coup de lampe UV” sur la PII (Prompt 7).
7. Marque ce qui doit être étiqueté / sécurisé (Prompt 8).
8. Finis par une règle simple : tout ce qui est collectif n’a plus le droit de dormir dans OneDrive.

7) Hygiène de stockage : pour ne plus jamais refaire ce ménage

Les bonnes résolutions du Nouvel an… Même si on sait qu’elles ne durent pas 😁
Mais on aura essayé!

• Une fois par mois : 10 minutes, dossier “Téléchargements”, tri et suppression.
• Une fois par trimestre : revue “PII & partages”.
• Une règle de nommage : arrêter le “final_final2_vraimentfinal”.

Conclusion

Faire le ménage dans OneDrive, ce n’est pas juste “gagner de la place”. C’est reprendre la maîtrise. C’est éviter la fuite de données. C’est redevenir léger, disponible, prêt pour janvier — l’esprit clair, le stockage rangé.

Et surtout! C’est préparer votre « mémoire » à pouvoir être utilisée par Microsoft Copilot ou tout autres assistant IA que vous utiliserez et la garder en bonne santé pour ne pas être atteint de démence numérique.

D’ailleurs 😉 N’hésitez pas à appliquer ce concept aussi aux très (trop) nombreuses images que vous allez prendre aussi pendant cette période des fêtes.
Oui, le souvenir de votre dernier en train de déballer ses cadeaux est importante, mais elle ne nécéssite pas de rester en 15 exemplaires dans votre album photo 😉.

Copilot te sert de lampe torche et de bibliothécaire : il éclaire, il classe, il résume.