Les systèmes de Centralized Log Management (CLM) jouent un rôle essentiel dans la gouvernance, l’audit et l’optimisation des environnements informatiques. Pourtant, les logs disponibles dans Microsoft 365 se limitent aux journaux d’audit, eux-mêmes restreints à une période de rétention de 180 jours. Cette limite pose des défis significatifs, notamment pour répondre à des exigences légales, effectuer des analyses approfondies de processus via des outils comme Process Mining de Power Automate, et élaborer des rapports basés sur des indicateurs clés de performance (KPI) et des objectifs et résultats clés (OKR). Ces éléments sont pourtant fondamentaux pour maximiser les bénéfices de solutions comme Microsoft 365 Copilot et justifier leur adoption à long terme.
Microsoft 365 et les limites des journaux d’audit
Les journaux d’audit dans Microsoft 365 capturent des informations essentielles sur les actions des utilisateurs et des administrateurs. Cependant, leur période de rétention par défaut, limitée à 90 jours (extensible à 180 jours avec des licences spécifiques), est loin d’être suffisante pour des audits légaux ou une analyse longitudinale des processus. Par exemple, pour répondre à des audits de conformité qui exigent des données sur plusieurs années, ces logs sont inutilisables sans une solution complémentaire. De même, l’analyse des processus via Process Mining nécessite des données sur de longues périodes pour identifier les tendances et les inefficacités.
Cette limitation impacte également la capacité des organisations à travailler avec des KPI et des OKR, outils indispensables à l’évaluation de l’efficacité des processus et à la mesure de l’impact de solutions comme Copilot.
KPI et OKR : des outils indispensables à la transformation des processus
Les KPI (Key Performance Indicators) sont des métriques quantitatives mesurant la performance d’un processus ou d’une activité spécifique. Ils répondent à des questions telles que : « Dans quelle mesure cette activité est-elle efficace ? ». Par exemple, un KPI pourrait mesurer le temps moyen de réponse aux courriels grâce à Microsoft 365 Copilot.
Les OKR (Objectives and Key Results), en revanche, combinent un objectif qualitatif avec des résultats mesurables. Ils visent à aligner les équipes autour d’objectifs communs et à évaluer les progrès réalisés. Contrairement aux KPI, les OKR incluent un élément d’ambition et sont souvent utilisés pour des initiatives stratégiques.
Différences clés :
KPI : orientés sur la mesure et le suivi des performances actuelles.
OKR : orientés sur la définition et l’atteinte d’objectifs futurs.
Pourquoi sont-ils essentiels ?
Dans le cadre d’une transformation numérique, les KPI permettent de surveiller les performances actuelles, tandis que les OKR fixent des objectifs pour orienter l’évolution des processus et des outils. Ensemble, ils fournissent une base analytique pour évaluer l’intérêt de technologies comme Microsoft 365 Copilot.
Exemples de KPI et d’OKR pour Microsoft 365 Copilot
KPI :
- Temps moyen de rédaction d’un courriel grâce à Copilot.
- Nombre d’utilisateurs ayant adopté Copilot pour les réunions Teams.
- Réduction des erreurs grammaticales dans les documents professionnels.
OKR :
Objectif : Améliorer la collaboration en équipe via Microsoft 365 Copilot.
Résultat clé 1 : Augmenter de 20 % l’utilisation des fonctionnalités de résumé de réunion.
Résultat clé 2 : Réduire de 15 % le temps moyen passé sur la planification hebdomadaire.
Résultat clé 3 : Augmenter la satisfaction des employés vis-à-vis de la productivité de 25 % d’ici la fin de l’année.
Ces indicateurs, s’ils sont suivis efficacement grâce à des logs détaillés, permettent de justifier les investissements dans Copilot et d’évaluer leur impact à long terme.
CLM : une solution aux limites des logs Microsoft 365
Les solutions de CLM permettent de centraliser, d’agréger et d’analyser les logs générés par divers systèmes, y compris Microsoft 365. Elles comblent les lacunes des journaux d’audit natifs en offrant des capacités comme :
- Stockage à long terme : Les logs sont conservés pendant plusieurs années pour répondre aux audits légaux.
- Analyse approfondie : Intégration avec des outils comme Process Mining pour analyser les inefficacités et identifier des opportunités d’optimisation.
- Tableaux de bord personnalisés : Mesurer des KPI et suivre des OKR en temps réel, en lien avec l’utilisation de Microsoft 365 Copilot.
Conclusion : un impératif pour une gouvernance efficace
Les systèmes de CLM ne sont plus une option, mais une nécessité pour les organisations utilisant Microsoft 365. En dépassant les limites des journaux d’audit natifs, ils permettent une gouvernance renforcée, un suivi des performances basé sur des KPI et OKR, et une transformation durable des processus métier. Pour maximiser l’impact de solutions comme Microsoft 365 Copilot, les entreprises doivent investir dans des outils de gestion centralisée des logs qui garantissent une vision à long terme, essentielle pour répondre aux exigences légales et stratégiques.
