Une Communauté Vivante Grâce à la Gestion Humaine et Stratégique
Dans un monde où la collaboration interne et externe est devenue essentielle pour les entreprises, Viva Engage (anciennement connu sous le nom de Yammer) émerge comme un outil clé pour créer des communautés vivantes, à la fois internes et externes. Pourtant, malgré ses nombreuses fonctionnalités, Viva Engage souffre encore d’une mauvaise réputation dans certaines entreprises. L’idée que cet outil puisse fonctionner de manière « magique », sans véritable gestion ou animation, a conduit à des échecs qui nuisent à sa crédibilité. Or, la réussite d’un réseau communautaire dépend non seulement de la technologie mais surtout d’une animation humaine et d’une gestion adaptée.
Le Mythe de la Magie : Un Réseau Social qui Ne Fonctionne Pas Tout Seul
Le principal reproche fait à Viva Engage repose souvent sur une perception erronée : les entreprises qui considèrent cet outil comme inutile l’ont souvent déployé sans planification adéquate, en se limitant à une approche purement technique. Ce type de déploiement crée un environnement où les utilisateurs se retrouvent confrontés à une plateforme inactive, dénuée de dynamisme, car l’essence d’une communauté réside dans l’interaction humaine et la gestion continue.
La magie, ça n’existe pas. Un outil comme Viva Engage nécessite une stratégie, une vision et, surtout, un rôle clé : celui du Gestionnaire de Communauté.
Le Rôle Central du Gestionnaire de Communauté Viva Engage
Les Gestionnaires de Communautés (Community Managers) sont le cœur et l’âme de toute communauté sur Viva Engage. Contrairement aux administrateurs techniques ou aux responsables de la communication, leur rôle dépasse la simple gestion opérationnelle pour englober l’animation, la dynamisation et l’encouragement à la participation active. Voici un aperçu de leurs responsabilités :
1. Création et Animation de la Communauté
Un bon Gestionnaire de Communauté doit établir des objectifs clairs pour la communauté. Que ce soit pour faciliter la collaboration interne, l’échange d’idées ou le soutien entre collaborateurs, une vision claire oriente les actions. De plus, ils organisent des événements virtuels, des discussions thématiques et des défis engageants qui encouragent les utilisateurs à s’impliquer.
2. Modération et Engagement
Un Gestionnaire de Communauté doit jouer le rôle de modérateur, en veillant à ce que les échanges soient respectueux, pertinents et constructifs. Il est également responsable de maintenir le ton et la culture souhaités au sein de la communauté, en intervenant pour poser des questions, encourager la participation ou modérer les discussions lorsque nécessaire.
3. Éducation et Accompagnement
L’une des raisons pour lesquelles les outils comme Viva Engage échouent dans certaines entreprises est l’absence d’accompagnement. Le Gestionnaire de Communauté a pour mission de former les utilisateurs, de les familiariser avec les fonctionnalités de l’outil et de montrer comment ils peuvent l’utiliser dans leur quotidien.
4. Création de Contenus
Le contenu est roi, même dans une communauté. Les Gestionnaires de Communauté sont souvent chargés de créer et partager des contenus pertinents pour maintenir l’intérêt des utilisateurs. Cela peut inclure des articles, des mises à jour, des sondages ou des annonces importantes.
5. Soutien au Leadership
Une communauté ne peut survivre sans le soutien de la direction. Les Gestionnaires de Communauté doivent collaborer avec les dirigeants pour promouvoir l’outil et assurer une participation active au niveau hiérarchique supérieur. Il s’agit de montrer que Viva Engage n’est pas seulement un outil pour les employés, mais un vecteur de changement et d’innovation au sein de l’entreprise.
Communauté Interne et Externe : Collaborer au-delà des Murs de l’Entreprise
Viva Engage se distingue par sa capacité à connecter non seulement les employés internes, mais aussi les partenaires externes, clients et fournisseurs. Les communautés externes sur Viva Engage offrent un espace où ces acteurs peuvent échanger directement avec les employés et s’impliquer dans le développement de projets ou la résolution de problèmes.
Exemple d’Utilisation de Communautés Viva Engage
Une entreprise peut, par exemple, créer une communauté pour les partenaires technologiques dans laquelle ils peuvent poser des questions, proposer des solutions et partager leurs retours d’expérience. Parallèlement, une communauté interne dédiée à un projet spécifique peut réunir des équipes pluridisciplinaires, dispersées géographiquement, pour partager des idées, collaborer sur des documents ou résoudre ensemble des problèmes complexes en temps réel.
Dans les deux cas, les Gestionnaires de Communauté veillent à ce que les échanges soient fluides, pertinents et orientés vers la collaboration. Sans eux, la communauté risquerait de se transformer en un simple forum où les discussions s’éteignent rapidement par manque d’interaction.
Les Différences entre Gestionnaires de Communauté et Administrateurs
Il est important de faire une distinction claire entre les différents rôles au sein de Viva Engage pour en garantir le succès :
- Administrateurs Viva Engage : Leur rôle est essentiellement technique. Ils configurent les paramètres de la plateforme, veillent à la sécurité des données et gèrent les accès. Leur travail est crucial pour assurer le bon fonctionnement de l’outil d’un point de vue technologique, mais ils ne sont pas responsables de son animation.
- Responsables de la Communication : Ils ont pour mission de créer des plans de communication internes ou externes et de diffuser des informations. Cependant, ils ne sont pas nécessairement en charge de l’interaction quotidienne ou de l’animation de la communauté.
- Gestionnaires de Communauté : Ce sont eux qui animent la plateforme au quotidien. Ils créent des dynamiques d’interaction, relancent les conversations, modèrent les échanges et veillent à ce que les objectifs de la communauté soient atteints.
Étapes Clés pour la Mise en Place d’une Communauté Viva Engage Réussie
- Analyse des besoins et définition des objectifs
Rôle : Leadership, Gestionnaires de Communauté
Objectif : Définir pourquoi la communauté est créée, quels sont les objectifs à atteindre (partage de connaissances, innovation, engagement des employés, etc.). - Choix des acteurs et rôles
Rôle : Leadership, Administrateurs Viva Engage
Objectif : Définir qui sera responsable de la gestion technique et de l’animation, ainsi que les rôles clés dans la communauté. - Déploiement technique
Rôle : Administrateurs Viva Engage
Objectif : Configurer la plateforme selon les besoins de sécurité, de conformité et de gestion des utilisateurs. - Lancement et Communication
Rôle : Responsables de la Communication, Gestionnaires de Communauté
Objectif : Informer les employés et les parties externes de la création de la communauté et encourager leur participation initiale. - Formation des utilisateurs
Rôle : Gestionnaires de Communauté
Objectif : Offrir des sessions de formation pour que les utilisateurs comprennent comment utiliser l’outil et participent activement. - Animation et Engagement Continu
Rôle : Gestionnaires de Communauté
Objectif : Créer une dynamique continue en organisant des événements, en posant des questions et en engageant les utilisateurs. - Suivi et Mesure de la Performance
Rôle : Gestionnaires de Communauté, Leadership
Objectif : Mesurer l’impact de la communauté à travers des indicateurs de participation et ajuster la stratégie si nécessaire.
Conclusion
Viva Engage est bien plus qu’un simple outil de réseau social d’entreprise. Sa réussite dépend entièrement de l’animation et de la gestion par des Gestionnaires de Communauté compétents, capables de maintenir la dynamique et de favoriser la collaboration. L’erreur des entreprises est souvent de croire en une magie technologique qui, laissée seule, ne peut opérer. En adoptant une approche stratégique et humaine, les communautés Viva Engage peuvent véritablement transformer la manière dont les employés, partenaires et clients collaborent au sein de l’écosystème intégré de Microsoft Teams.
