L’orchestrateur Copilot : comprendre son rôle et chaque étape

L’orchestrateur de Microsoft 365 Copilot est le cœur de l’expérience Copilot (que ce soit dans son expérience Gratuite ou Payante) : c’est lui qui relie vos requêtes à vos sources de connaissances internes et externes, tout en s’appuyant sur les grands modèles de langage (LLM) pour générer une réponse pertinente en langage naturel.

La requête en langage naturel

Tout commence par l’utilisateur, qui exprime un besoin sous forme de requête ou de prompt, pour faire plus « Tech » (ex. : « Rédige-moi une synthèse des rapports budgétaires du dernier trimestre »).
L’orchestrateur analyse cette requête pour détecter l’intention, les entités (dates, personnes, lieux) et reformuler la question si nécessaire.

Astuce : pour guider la recherche, on peut ajouter des mots-clés précis dans les titres de fichiers (par exemple #Budget2025) pour que l’orchestrateur les repère plus facilement grâce au moteur de recherche Microsoft Graph. Mais attention! Trop de mots-clés, tue les mots-clés… Ne dépassez pas le nombre de 3 mots-clés. Si vous utilisez trop de mots-clés, les moteurs de recherche se perdent dans trop de détails et risque de baisser le classement (ranking) d’un document ou d’un élément. Attention, le partage des documents à partir de Outlook n’aime pas les caractères spéciaux qui pourraient se trouver dans les titres 🙁 Dans ce cas, privilégiez l’utilisation des Mots Clés qui sont toujours disponibles pour les documents Word, Excel et PowerPoint depuis le volet des propriétés du document.

L’accès aux sources de connaissance

Une fois l’intention comprise, l’orchestrateur analyse le compte de l’utilisateur et identifie les sources de connaissances disponibles compte tenu des licences attribuées.
Parmis les sources de connaissance disponibles, la première et celle disponible par défaut car elle est gratuite, Internet par le biais du moteur de recherche de Microsoft, puis dépendemment des licences et des choix fait dans les écrans Copilot, viennent ensuite Microsoft Graph avec la licence Microsoft 365 Copilot et enfin, des sources de connaissance additionnelles en fonction des licences de la Power Platform si les connecteurs sont nécessaires ou des licences des fournisseurs externes en fonction de leur mode de licence respectif. Mais dans ce cas, le mode de licence n’est pas dépendant de Microsoft mais du service auquel vous souhaitez souscrire.

1. Internet (Copilot gratuit et Copilot Chat dans Microsoft 365): Le moteur de recherche Internet de Microsoft est alors utilisé pour soumettre la requête. Celle-ci n’est pas envoyée telle quelle. Le LLM est d’abord utilisé pour comprendre l’intention de l’utilisateur et reformuler une requête optimisée, qui est ensuite transmise au moteur de recherche. Comme pour tout service web, il est impossible d’ouvrir une fenêtre de données infinie. Copilot sélectionne alors les meilleurs résultats. Rassurez-vous : Copilot ne se contente pas de « faire une recherche web ». Contrairement à une recherche classique sur Bing — où apparaissent également des publicités et d’autres éléments contextuels —, la requête est ici optimisée et ciblée. Sans pouvoir le vérifier totalement, j’estime que Copilot limite la requête à une vingtaine de résultats. Le moteur applique son algorithme de classement (ranking), puis Copilot lit le contenu de la première page (déjà indexée) si elle semble correspondre à l’intention. Ensuite, comme un humain, Copilot confronte l’information en parcourant 4 ou 5 autres sources de qualité, et élargit son raisonnement avec une dizaine d’autres résultats. Ce n’est qu’après cette phase de consolidation que le LLM génère une réponse à partir de l’analyse sémantique de l’ensemble.
   Astuce : vous pouvez guider la qualité des réponses en mentionnant directement les sites fiables dans votre requête.
2. Microsoft Graph (Licence Microsoft 365 Copilot): Les méthodes de recherche ici sont multiples, car elles dépendent de l’indexation propre à chaque service Microsoft 365. Microsoft a amorcé un travail de fond pour fédérer ces contenus dans ce que l’on appelle un Réseau de Connaissance (Knowledge Network, tel que décrit dans les livres blancs de Google), mais cette transition est progressive. Aujourd’hui encore, chaque service (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams…) dispose de son propre moteur de recherche avec ses contraintes et ses spécificités. Ainsi, un document Word, Excel ou PowerPoint stocké dans un blob n’est pas traité de la même manière qu’un message Outlook ou Teams. Plus bas dans cet article, vous trouverez un aperçu des limitations liées à l’indexation des contenus par service, sans oublier les limites d’interrogation des APIs Microsoft Graph. C’est le LLM qui rédige la requête vers les bonnes APIs Graph à partir de l’analyse d’intention de l’utilisateur.
   Astuce : l’utilisation de mots-clés dans les titres de documents, rendez-vous, messages Outlook ou tâches Planner/ToDo permet d’optimiser la détection d’intention.
   Remarque : Microsoft Graph est plus rapide qu’Internet et permet d’interroger plusieurs services en parallèle. Toutefois, une licence Premium pourrait être exigée à l’avenir pour ceux qui l’exploitent intensivement, notamment dans le cadre d’agents autonomes.
3. Power Platform (Licence Power Platform ou licence Premium selon les connecteurs – la licence Microsoft 365 Copilot n’est pas nécessaire tant que vous n’utilisez pas Microsoft Graph): La Power Platform permet de connecter Copilot à des données métier plus structurées, notamment via Dataverse, Power BI, ou des sources accessibles à travers des connecteurs standards ou Premium. Contrairement à Microsoft Graph, ces connecteurs ne sont pas intégrés automatiquement dans les flux Copilot, et nécessitent généralement une configuration explicite, soit via Microsoft Copilot Studio, soit via des agents déclaratifs dans Microsoft 365 Copilot (à condition d’avoir accès aux fonctionnalités expérimentales ou avancées). Le traitement est alors déclenché par l’analyse de l’intention, mais repose sur un prompt orchestration flow qui appelle le connecteur Power Platform configuré en amont. À la différence d’une requête vers Microsoft Graph, ici c’est l’intégrateur qui détermine les paramètres, les contraintes de sécurité et les permissions, en amont de l’usage de l’agent. Ce qui offre une grande flexibilité mais aussi une forte dépendance à la qualité de la configuration initiale.
   Astuce : privilégiez les connecteurs standards (SharePoint, Excel, Forms…) si vous n’avez pas de licence Premium. En revanche, pour accéder à Dataverse, aux API internes ou à des environnements sécurisés de Power BI, une licence Power Platform Premium est indispensable.
   Remarque : ces intégrations permettent d’étendre le périmètre métier de Copilot en accédant à des données spécifiques de l’entreprise (ex. : base CRM, gestion des formations, suivi budgétaire…), mais nécessitent une gouvernance rigoureuse.

se connecte au Microsoft Graph, l’API qui fait le lien avec tous vos contenus Microsoft 365 :

• SharePoint
• OneDrive
• Outlook
• Teams
• Planner
• Viva Engage, etc.

Ici, la qualité du signal dépend des droits d’accès de l’utilisateur et des paramètres de licence.

Attention : la mise en place de Microsoft Purview ne règle en rien les problèmes de permissions ni de confidentialité des données.
Cependant, elle vous aidera à analyser vos contenus et à cartographier les données présentes dans les systèmes que vous choisirez d’auditer via les connecteurs de Microsoft Purview.
Ces contenus peuvent être des documents (Word, Excel, PDF, etc.), mais également toute autre source de données structurées ou non structurées (bases de données, emails, métadonnées, etc.).
Astuce : Microsoft Purview est un outil d’analyse et de gouvernance, pas de sécurité directe. Il vous permet de voir où se trouvent les données sensibles, mais c’est à vous — ou à vos administrateurs — de configurer les politiques d’accès et de protection appropriées à l’aide d’outils comme Microsoft Information Protection, les groupes de sécurité Entra ID ou les règles DLP.

La connexion aux sources externes (Internet & Power Platform)

Par défaut, Copilot peut enrichir ses réponses via des sources publiques (Bing, Internet) pour contextualiser ou compléter les données internes.
En entreprise, vous pouvez aussi brancher Copilot sur vos sources Power Platform, vos connecteurs tiers, ou vos propres bases via Azure AI Foundry.

Le rôle de l’LLM via Azure AI Foundry

Une fois la recherche finalisée, le LLM (Large Language Model) prend le relais. Il :
Réécrit la réponse dans un format naturel,
Synthétise les documents trouvés,
Génère des insights ou recommandations.

La puissance du LLM est dimensionnée selon votre niveau de licence : E3, E5, ou Copilot Premium.

La restitution du résultat en langage naturel

Enfin, la réponse est affichée directement dans l’application de contexte : Word, Outlook, Teams, Excel ou autre.
Cette étape est transparente pour l’utilisateur mais l’historique peut être consigné pour audit interne.

Exemple concret : le cheminement d’une requête

Imaginons que Julie, analyste financière, tape dans Word :

« Génère un résumé du dernier rapport #Budget2025 avec les prévisions du département Marketing »

1. Analyse d’intention : Copilot détecte #Budget2025 et l’entité « département Marketing ».
2. Orchestrateur interroge Microsoft Graph : va chercher tous les fichiers contenant #Budget2025 dans SharePoint, OneDrive et Teams.
3. Filtrage qualité : ne retient que les fichiers dont Julie a l’accès.
4. LLM Azure AI Foundry : compile les contenus, résume et reformule.
5. Résultat : un texte synthétique est proposé dans Word, prêt à être ajusté.

Limitations licences & contraintes techniques

Voici un tableau de synthèse des principales contraintes et limitations que tout utilisateur doit connaître :

Bonnes pratiques pour optimiser l’orchestrateur

Soignez vos droits d’accès : Vérifiez que les contenus sont bien partagés aux bonnes personnes. et nettoyer vos espaces de travail comme votre OneDrive et espace SharePoint.
Nettoyez vos titres : Pensez aux mots dièses pour améliorer l’indexation (#ProjetX, #ClientY).
Choisissez la licence adaptée : Pour bénéficier de plus d’historique, de signaux de conformité ou de connecteurs avancés.
Surveillez vos coûts Azure AI : Si vous exposez Copilot à des sources custom, surveillez le volume de requêtes.

Conclusion

L’orchestrateur de Microsoft 365 Copilot est bien plus qu’un simple moteur de recherche. C’est un chef d’orchestre intelligent qui interprète votre intention, sélectionne vos sources, respecte vos droits d’accès et restitue un résultat précis grâce à l’IA générative.

En optimisant vos pratiques de gouvernance, vos titres de documents et vos licences, vous décuplez la pertinence et la sécurité des réponses générées.

À retenir : Bien formuler sa requête, structurer ses contenus, et investir dans la bonne licence, c’est donner à Copilot toutes les cartes pour devenir un véritable assistant augmenté au quotidien.

Vous pouvez retrouver ce contenu dans nos formations pour Microsoft Copilot et Microsoft 365 Copilot comme par exemple:
Copilot pour Microsoft 365: Optimiser ses communications et sa collaboration avec Teams et autres applications – Formations | Afi U.
et
Copilot pour Microsoft 365: Augmenter sa productivité avec Excel, Word, Powerpoint et OneNote – Formations | Afi U.