À l’ère numérique, l’intelligence artificielle (IA) s’impose comme un levier incontournable pour améliorer la productivité et l’efficacité au sein des entreprises. Microsoft 365 Copilot représente une avancée significative dans cette transformation. Toutefois, déployer une solution aussi puissante nécessite une stratégie réfléchie, adaptée aux besoins des utilisateurs. Voici une approche en plusieurs étapes pour intégrer progressivement l’IA et Copilot dans votre organisation.
1. Approche Progressive
La mise en œuvre de Microsoft 365 Copilot ne doit pas être un processus brusque. Que vous le vouliez ou non, tous vos utilisateurs connaissent, voir ont un abonnement et utilisent ChatGPT. Ne luttez pas contre ce qui n’est qu’un fait mais utilisez le plutôt comme un levier. Dans l’usage, ChatGPT est assez différent de Microsoft Copilot, mais les résultats sont relativement proche pour peu d’y investir un peu de temps. On le sait, l’intelligence artificielle générative à besoin de vous connaitre pour intégrer ces éléments de personnalisation dans les réponses qui seront produites. Chez ChatGPT, cela s’appelle la Mémoire. Vous devez intégrer dans votre démarche que vos utilisateurs ont déjà une base de mémoire dans ChatGPT mais pas dans Microsoft Copilot… Donc, l’impression que vos utilisateurs auront sera forcement négative face aux réponses produites par Microsoft Copilot.
Cela parait évident mais il est important de garder à l’esprit qu’entrainer un assistant est un investissement. Il en va de même dans la vrai vie. L’avantage de l’investissement dans Copilot? Votre assistant ne vous quittera pas. Mais la réalité c’est que vous perdrez tous le travail d’entrainement lorsque vous choisirez de le quitter. La encore, c’est un frein potentiel d’un point de vue personnel, à investir dans l’entrainement d’un assistant comment Microsoft 365 Copilot puisque sa connaissance de vos habitudes ne quittera jamais la compagnie. D’ou l’importance de Copilot gratuit et Copilot Pro dans une bonne stratégie.
Adoptez une méthode progressive pour réduire les risques et les investissements et maximiser les bénéfices :
A. 1ière étape – Transition: ChatGPT vers Microsoft Copilot Gratuit
Commencez par explorer les fonctionnalités de ChatGPT, qui permettent d’introduire les utilisateurs aux concepts d’IA générative. Cette étape est idéale pour comprendre les attentes et les besoins des utilisateurs avant d’engager des ressources financières significatives.
B. 2ième étape – Consolidation personnelle (What’s in it for ME): Microsoft Copilot Gratuit vers Copilot Pro
Une fois que vos utilisateurs sont familiarisés avec l’IA générative, passez à Microsoft Copilot Pro. Cette option, moins coûteuse que Microsoft 365 Copilot, permet d’expérimenter les intégrations dans Office sans engagement à long terme. C’est une manière de tester les fonctionnalités et d’évaluer leur pertinence dans le cadre du travail quotidien.
C. 3ième étape – Utilisation professionnelle (What’s in it for me AT WORK): Copilot Pro vers Microsoft 365 Copilot
Finalement, lorsque vous êtes convaincus des bénéfices et que vos utilisateurs sont prêts, migrez vers Microsoft 365 Copilot. Assurez-vous que chaque utilisateur puisse tirer rapidement parti de l’IA générative dans ses tâches quotidiennes. Cela implique une formation adéquate et des ressources accessibles pour maximiser l’adoption.
2. Identifier des Quick Wins
Pour garantir l’adhésion des utilisateurs, identifiez des « Quick Wins » qui peuvent améliorer leur expérience quotidienne. Voici cinq idées initiales, que vous pouvez étendre rapidement à dix :
A. Traitement des courriels par ordre d’urgence
« Classe les courriels reçus ce matin par ordre de priorité, en tenant compte des mots-clés : ‘urgent’, ‘important’, ‘suivi’, ‘relance’, et ‘non prioritaire’. »
B. Synthèse des courriels
« Donne-moi un résumé des courriels reçus ce matin, classés par sujet et par niveau de priorité. »
C. Réponses aux courriels types
« Propose une réponse type pour les courriels qui demandent un suivi, en tenant compte de la disponibilité cette semaine. »
D. Organisation des réunions de la semaine
« Liste toutes les réunions prévues cette semaine et suggère des créneaux de préparation pour chaque réunion. »
E. Optimisation de l’agenda
« Identifie les plages horaires disponibles cette semaine pour des sessions de travail d’au moins 1 heure et propose des créneaux pour la préparation des réunions. »
En ajoutant des Quick Wins comme la planification des tâches de suivi ou le rappel des échéances importantes, vous montrez rapidement aux utilisateurs comment l’IA peut alléger leur charge de travail.
3. Capsules Vidéo et Mini-Challenges
Pour accompagner l’apprentissage, réalisez des capsules vidéo de trois minutes maximum, expliquant chaque Quick Win. Ces vidéos doivent être engageantes et pratiques, permettant aux utilisateurs de comprendre comment appliquer ces techniques dans leur quotidien.
Ajoutez également des mini-challenges qui incitent les utilisateurs à pratiquer immédiatement ce qu’ils ont appris dans la capsule. Par exemple, après avoir visionné la vidéo sur le traitement des courriels, demandez-leur de l’appliquer sur leurs propres courriels et de partager les résultats lors d’une réunion d’équipe.
4. Planification de la Roadmap
L’importance d’une planification stratégique de la roadmap ne saurait être sous-estimée dans ce processus de déploiement. La roadmap doit être un document vivant, qui évolue en fonction des retours d’expérience et des besoins des utilisateurs. Voici quelques éléments clés à considérer lors de la planification :
A. Anticipation des besoins
En discutant avec vos utilisateurs, identifiez les domaines dans lesquels ils souhaitent voir des améliorations. Cela peut inclure des fonctionnalités supplémentaires, des Quick Wins, ou même des ajustements sur les capsules vidéo existantes.
B. Cadence de livraison
Établissez une fréquence de livraison claire pour les nouvelles capsules et fonctionnalités, comme un nouveau Quick Win chaque semaine. Cela maintient l’utilisateur engagé et garantit une adoption continue de la solution. Les utilisateurs auront quelque chose de nouveau à explorer chaque semaine, ce qui les incitera à revenir régulièrement.
C. Feedback et ajustements
Mettez en place un système pour recueillir le feedback des utilisateurs après chaque nouvelle livraison. Ce retour est précieux pour ajuster votre roadmap et répondre aux attentes changeantes des utilisateurs. Cela peut être sous forme de courriels, de questionnaires ou même de courtes réunions de suivi.
D. Communication claire
Assurez-vous que les utilisateurs sont informés des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités à venir. Une communication transparente renforce l’engagement et permet aux utilisateurs de se sentir partie prenante du processus.
5. Application Power Apps dans Teams
Pour faciliter l’accès à ces outils, mettez en place une application Power Apps dans Teams pour permettre à vos usagers de trouver un point central ou consulter vos contenus concernant Copilot. Plus vous personnaliserez votre contenu, plus vos usagers y seront connectés. Les outils et les contenus fournis par Microsoft sont superbes mais sembles souvent très « Marketing » pour les usagers qui voient dans ces contenus des exemples « communs » qui ne correspondent pas forcement à leur réalité quotidienne. Donc, comme on dit en marketing produit: « Make it personal! »: Utilisez Dataverse for Teams pour développer votre propre outil et intégrer les cinq premiers Quick Wins, accompagnés des invites de commandes à utiliser au complet. Sur la même page, intégrez les capsules vidéo et les mini-challenges correspondants.
Assurez-vous de programmer la disponibilité des capsules suivantes à un rythme d’une par semaine, permettant ainsi une formation continue et un engagement soutenu des utilisateurs.
6. Tableau de Bord de Suivi
Enfin, implémentez un tableau de bord pour suivre en temps réel l’utilisation de l’application. Ce tableau de bord doit inclure des métriques telles que :
- Qui consulte l’application
- Le temps passé sur chaque capsule
- Les capsules les plus populaires
- Les mini-challenges exécutés
Ces données vous permettront de mesurer l’impact de la formation et d’ajuster votre approche en fonction des retours des utilisateurs.
Conclusion
Le déploiement de l’IA et de Microsoft Copilot dans l’entreprise ne doit pas être perçu comme une simple tendance technologique, mais comme une opportunité de transformation. En adoptant une stratégie progressive, en identifiant des Quick Wins, en fournissant des ressources d’apprentissage engageantes, en planifiant soigneusement votre roadmap, et en assurant un suivi régulier, vous pouvez maximiser les bénéfices de l’IA générative pour tous vos utilisateurs. L’avenir du travail est là, et il est essentiel d’en tirer le meilleur parti pour rester compétitif.
