Dans un monde où les informations sont une ressource clé, les entreprises, petites ou grandes, sont confrontées à un défi majeur : la gestion de la sensibilité de leurs données.
La multiplication des outils numériques et la croissance des technologies d’intelligence artificielle (IA) générative, telles que Microsoft 365 Copilot, augmentent les risques d’utilisation inappropriée des informations. La mise en place d’un plan d’étiquetage de sensibilité est donc devenue incontournable pour protéger les données tout en garantissant une utilisation optimale des outils modernes.
Attention! Je ne parle pas ici volontairement de « Plan de Gouvernance des données » même si cela peut-y contribuer. Prononcer « Plan de Gouvernance » peut parfois ressembler à prononcer Voldemort dans une conversation. Le Plan de Gouvernance des données est beaucoup plus vaste et ressemble souvent à un Éléphant à manger… Mais une éléphant, ca se mange petit bout par petit bout.
Pourquoi ne pas commencer par mettre en place ces étiquettes dans vos communications sur un projet avant de le généraliser dans l’entreprise ?
Vous n’avez pas encore le temps pour mettre en place ces étiquettes en tant qu’étiquettes de sensibilité de Microsoft 365? Pas grave! Votre étiquette peut très bien être une propriété de votre document, un bandeau en marge du document, un filigrane…
Dans cet article, nous allons explorer l’importance des étiquettes de sensibilité, leur rôle dans la gestion des informations et comment un plan d’étiquetage bien conçu permet non seulement de sécuriser les données sensibles ensuite, mais aussi d’améliorer leur utilisation dans les processus d’intelligence artificielle.
En annoncant une information sur la nature d’un document voir d’une information, vous faites appel à la première chose que nous ne devrions jamais négliger dans une organisation: L’intelligence de nos interlocuteurs, le discernement de nos collaborateurs… Leur bon sens!
1. L’importance d’un plan d’étiquetage de sensibilité
Le premier pas pour assurer la sécurité des informations dans une entreprise consiste à comprendre quelles données sont sensibles et pourquoi. Ce n’est qu’à partir de cette prise de conscience que l’entreprise peut instaurer un cadre de gouvernance solide pour protéger ses données. Les étiquettes de sensibilité sont des balises assignées aux documents et informations pour les identifier et comprendre ensuite leur niveau de confidentialité. L’objectif de ces étiquettes est de fournir une vue claire sur la nature de l’information et sur la manière dont elle doit être traitée.
Par exemple: Votre cerveau est déjà habitué à associer des étiquettes a tout ce que vous faites. Quand vous voyez un couteau de cuisine, une des étiquettes vous permet de le ranger dans le tiroir de la cuisine, pas de votre table de chevet… 😉
Le déploiement des étiquettes de sensibilité dans Microsoft 365, ou dans tout autre environnement, permet à tous le monde de comprendre puis éventuellement ensuite d’ajuster les niveaux de protection en fonction de la nature de l’information, de sa criticité et de son utilisation prévue. L’étiquetage des données n’est pas de la classification mais il représente une étape essentielle permettant ensuite de mettre en place de la classification si vous le désirez. Cette étiquette est essentielle pour guider les actions de chacun et déterminer les comportements et protections appropriées.
Le problème, NOTRE problème, c’est que bien souvent nous penseons que la technologie va résoudre tous non problèmes… La fameuse « Pensée Magique » que j’aime à combattre. Je me plais à le répéter souvent: « La magie, ca n’existe pas ! ». Ca prend des années de travail et de préparation à un magicien pour vous y faire croire 🙂
2. Une stratégie d’étiquetage adaptée aux petites et moyennes entreprises
Les petites et moyennes entreprises (PME) ont un besoin tout particulier de structurer leur gestion des données tout en maintenant une certaine simplicité dans la mise en œuvre. Et soyons clair… Elle n’ont pas l’argent disponibles pour mettre en place et maintenir des trucs compliqués. C’est pourquoi un plan d’étiquetage des données clair et simplifié est essentiel.
Sur une base simple, voici une proposition des principales catégories d’étiquettes de sensibilité qui devraient être intégrées dans le plan de gouvernance des PME :
- Public : Informations partagées librement avec l’extérieur, par exemple des brochures ou des articles de blog.
- Interne : Données réservées aux employés, comme des notes de service ou des manuels internes.
- Partenaire : Informations échangées avec des partenaires externes sous conditions de confidentialité, par exemple des accords de partenariat.
- Client : Données sensibles relatives aux clients, telles que les contrats ou les informations personnelles.
- Confidentiel : Informations stratégiques ou opérationnelles critiques, accessibles uniquement à certains groupes au sein de l’entreprise.
- Très Confidentiel : Données sensibles, comme des secrets commerciaux ou des informations sur des acquisitions, nécessitant une protection maximale.
- Données Personnelles : Informations personnelles qui doivent être protégées par des réglementations spécifiques (par exemple, le RGPD).
Ces étiquettes permettent d’identifier les informations en fonction de leur degré de sensibilité et de leur accès. Elles sont essentielles à mettre en place, ensuite, des protections adaptées pour chaque catégorie.
3. Pourquoi l’étiquetage est essentiel comme première étape ?
L’étiquetage des informations est une étape fondamentale pour identifier les données et habituer les utilisateurs à les employer, mais il ne suffit pas en soi à garantir leur sécurité. Une fois les données identifiées, il est possible de les utiliser pour éduquer les utilisateurs ET mettre éventuellement en place des stratégies de sécurisation. Mais ne mettez pas la charrue avant les boeufs!
Par exemple, voici le type de stratégie que vous pourriez imaginer pouvoir mettre en place une fois vos contenus étiquetés. Et ce tant manuellement que de manière automatique.
Rappellez vous toujours:
- Pour les données « Public », aucune restriction n’est nécessaire, mais des règles de mise à jour et de gestion des versions doivent être mises en place pour assurer la cohérence de l’information.
- Les informations « Interne » doivent être accessibles uniquement aux employés de l’entreprise. Des outils comme les permissions d’accès, le chiffrement des échanges internes et des contrôles d’accès renforcés peuvent être utilisés.
- Les « Partenaires » et « Clients » doivent être protégés par des clauses contractuelles, des accords de confidentialité, et des solutions de partage sécurisé des informations.
- Les données « Confidentielles » et « Très Confidentielles » nécessitent un contrôle d’accès extrêmement strict, avec un chiffrement robuste, des audits réguliers et un suivi des utilisateurs ayant accès à ces informations.
- Les « Données Personnelles » nécessitent une gestion conforme aux réglementations locales et internationales, comme le RGPD en Europe, pour garantir la protection de la vie privée des individus.
4. Les étiquettes et l’intelligence artificielle générative
Avec l’essor des technologies d’intelligence artificielle générative, telles que Microsoft 365 Copilot, il est primordial d’intégrer un plan d’étiquetage clair dans la gestion des informations utilisées par ces outils.
Les outils d’IA générative, qui exploitent des volumes massifs de données pour générer du contenu ou des réponses automatiques, se nourrissent d’informations pour produire des résultats. Si ces informations ne sont pas correctement étiquetées, le risque de mal utiliser ces informations et de traiter ou de partager des données sensibles à des personnes non autorisées est considérable.
Prenons l’exemple de Microsoft 365 Copilot, un assistant alimenté par l’intelligence artificielle qui aide à automatiser certaines tâches dans l’environnement Microsoft. Si vous lui demandez de rédiger un résumé d’un document confidentiel sans lui avoir indiqué que celui-ci est classé comme « Confidentiel » ou « Très Confidentiel », il pourrait bien générer un résumé qui est partagé par erreur avec des personnes non autorisées. Comment pouvez-vous reprocher à votre assistant de traiter des données sensibles de manière incorrecte si vous ne lui avez pas fourni une structure claire et documentée des informations qu’il peut manipuler ?
Le plan d’étiquetage des informations est donc une étape indispensable pour garantir que l’IA interagira uniquement avec les données appropriées, tout en respectant les niveaux de sensibilité définis par l’entreprise. De plus, cette démarche favorise une meilleure utilisation des informations par l’IA, en lui permettant de mieux comprendre le contexte des données sur lesquelles elle se base.
5. L’importance de la clarté et de la documentation
Un autre élément fondamental dans la mise en œuvre du plan d’étiquetage des données est la documentation. Les employés, comme les outils d’intelligence artificielle, doivent comprendre clairement comment traiter les informations sensibles.
Un plan d’étiquetage bien documenté explique clairement les catégories, les critères de classification et les protections associées à chaque niveau de sensibilité. En outre, il fournit des directives sur la manière d’utiliser les informations et sur les mesures à prendre en cas de non-respect des protocoles établis.
Cette transparence et cette clarté sont essentielles pour éviter toute confusion et garantir une gestion des informations conforme aux normes de sécurité et aux attentes de l’entreprise.
Et non: Écrire une documentation n’est absoluement pas « Rocket Science » !. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez trouver un assistant pour cela, comme Copilot…
6. Une étape essentielle vers une meilleure gouvernance des informations
Les étiquettes de sensibilité dans Microsoft 365 représente bien plus qu’un simple outil de classification des données. Il constitue une pierre angulaire de la compréhension par vos collaborateurs des informations qu’ils manipulent avant de pouvoir mettre en place la stratégie de gestion des informations, indispensable pour sécuriser les échanges internes et externes, tout en garantissant une utilisation optimale des technologies d’intelligence artificielle.
Pour les entreprises qui déploient des outils d’IA générative comme Microsoft 365 Copilot, il est d’autant plus essentiel de mettre en place un système d’étiquetage clair, documenté et sécurisé. Ce processus permettra non seulement d’éviter les risques de fuite ou de mauvaise utilisation des informations sensibles, mais aussi de garantir que l’IA est utilisée de manière conforme aux règles de l’entreprise et aux normes de protection des données.
En fin de compte, les étiquetage de sensibilité bien définies et bien appliquées permettent d’aligner les pratiques de gouvernance des données avec les objectifs technologiques, de productivité et de sécurité de l’entreprise. C’est une étape incontournable pour garantir la sécurité des données, tout en facilitant leur utilisation dans des environnements de plus en plus automatisés et intelligents.
