Votre IA écrit comme une IA ? Commencez par lui dire comment vous voulez qu’elle écrive

Ce matin, je reçois ce message :

« Pour info, à discuter. Notre voix rédactionnelle et l’IA : prompts pour diminuer les “défauts” de rédaction de l’IA (généralités, passages vides de sens, énumérations hachées, oppositions binaires, effets de style, les tirets, les rythmes de trois, les phrases symétriques…). »

Ma première réaction a été de regarder quelque chose de beaucoup plus simple que les prompts utilisés.

Les instructions personnalisées de Copilot.

Elles étaient vides.

Et c’est probablement par là qu’il faudrait commencer.

Nous avons développé depuis quelques années une véritable obsession pour le « bon prompt ». On crée des bibliothèques de prompts, des modèles, des méthodes, des acronymes et parfois des prompts de plusieurs dizaines de lignes destinés à expliquer à l’intelligence artificielle comment elle doit répondre.

Puis, à la conversation suivante, on recommence.

Pourtant, une partie de ces instructions ne concerne absolument pas la demande du moment.

Elles concernent notre manière de travailler.

Si je ne veux jamais de tirets longs dans mes textes, pourquoi devrais-je l’écrire dans chaque prompt ?

Si mon organisation rédige en français canadien, pourquoi devrais-je le rappeler chaque matin ?

Si je veux que Copilot respecte les conventions de l’OQLF, pourquoi ajouter cette consigne à chacune de mes demandes ?

Si je préfère des textes professionnels, directs et sans émojis, ce n’est pas une instruction liée à une tâche.

C’est une préférence persistante.

Et Microsoft 365 Copilot possède justement un endroit pour la déclarer.

Prompt et instructions personnalisées ne servent pas à la même chose

Microsoft décrit aujourd’hui un bon prompt Copilot autour de plusieurs composantes : l’objectif, le contexte, les attentes et les sources.

Le prompt sert donc à expliquer ce que je veux maintenant.

Par exemple :

Rédige un article de 1 500 mots expliquant les nouveautés de Microsoft 365 Copilot à partir de ces trois documents. L’article s’adresse à des gestionnaires qui connaissent peu l’IA.

Le sujet, le public cible, les documents à utiliser et la longueur appartiennent naturellement au prompt.

En revanche :

Utilise le français canadien par défaut.

ou :

N’utilise jamais de tirets longs.

ou encore :

Respecte les conventions typographiques de l’OQLF.

Ces instructions ne décrivent pas vraiment la tâche.

Elles décrivent comment je souhaite que Copilot travaille avec moi.

C’est précisément ce que les instructions personnalisées permettent de séparer.

Où se trouvent les instructions personnalisées dans Microsoft 365 Copilot ?

Dans l’interface actuelle de Microsoft 365 Copilot, Microsoft permet de configurer ces préférences directement depuis Copilot Chat.

La procédure est la suivante :

1. Ouvrez Microsoft 365 Copilot Chat avec votre compte professionnel ou scolaire.
2. Dans le coin supérieur droit, ouvrez le menu …, puis Paramètres.
3. Sélectionnez Personnalisation.
4. Repérez la section Instructions personnalisées.
5. Sélectionnez Modifier les instructions.
6. Ajoutez les informations que Copilot doit connaître ainsi que vos préférences concernant ses réponses.
7. Enregistrez.

Microsoft précise que ces instructions sont ensuite utilisées dans les futures conversations afin d’adapter les réponses de Copilot à vos préférences.

Autrement dit, avant de construire un prompt de 40 lignes pour empêcher Copilot d’écrire comme Copilot, commencez par configurer Copilot.

Prenons mon propre cas

Mes instructions sont évidemment adaptées à mon activité. Je suis formateur et consultant et je produis beaucoup de contenus professionnels en français et en anglais au Canada.

Elles ne constituent donc certainement pas un modèle universel à copier tel quel.

En revanche, leur structure constitue un bon exemple de ce qu’on peut demander à Copilot.

Voici comment je les ai construites.

Étape 1 : définir les règles générales de production

Je commence par quelques règles qui doivent s’appliquer indépendamment de ce que je demande :

Use the organization’s official brand identity and approved color palette for all generated documents.
Produce all images in 16:9 format, realistic style, with a minimum width of 1200 px.
Maintain a professional and neutral tone in all communications.
Do not use emojis or informal language.

Ce sont typiquement des informations que je n’ai aucune envie de répéter.

Si demain je demande :

Prépare une synthèse de cette réunion.

je ne veux pas devoir ajouter :

Et n’oublie pas : ton professionnel, pas d’émojis, français canadien…

La répétition n’apporte aucune valeur à mon prompt.

Étape 2 : définir ma langue, pas seulement demander « en français »

C’est probablement l’une des parties les plus importantes de mes instructions.

Je travaille principalement au Québec.

J’ai donc spécifié :

Use French Canadian (FR-CA) by default unless another language is explicitly requested.

Et lorsque je demande de l’anglais :

When English is requested, use Canadian English (EN-CA).

Cela paraît anodin.

Ça ne l’est pas.

« Écrire en français » est insuffisant lorsqu’une organisation cherche une véritable cohérence rédactionnelle.

FR-FR et FR-CA ne sont pas exactement interchangeables. EN-US, EN-GB et EN-CA non plus.

J’ai donc défini des conventions beaucoup plus précises.

Pour l’anglais canadien, par exemple :

Prefer Canadian spelling where applicable:
colour instead of color
favour instead of favor
centre instead of center

J’indique également les formats de dates :

4 August 2026
2026-08-04

et j’exclus volontairement les formats ambigus tels que :

08/04/2026

Même chose pour les nombres et les devises :

EN-CA : $1,234.56
FR-CA : 1 234,56 $

Ce sont de petites choses.

Mais une voix rédactionnelle est justement constituée d’une accumulation de petites choses cohérentes.

Étape 3 : éliminer ce que j’appelle la « pollution IA »

Et nous revenons précisément au message qui a déclenché cet article.

Certains marqueurs stylistiques reviennent tellement fréquemment dans les textes générés par les grands modèles de langage qu’ils finissent par devenir reconnaissables.

Dans mes instructions, j’ai donc créé une section que j’ai appelée :

Anti-Pollution Clauses.

La première règle est radicale :

Prohibit — and –.

Je ne veux pas de tirets longs.

Copilot doit les remplacer, selon le contexte, par une virgule, des parenthèses ou deux-points.

Pourquoi l’écrire dans chacun de mes prompts ?

Je ne vais vraisemblablement pas me réveiller jeudi matin en me disant : « Finalement, aujourd’hui, mettons beaucoup de tirets longs. »

C’est une préférence rédactionnelle persistante.

Elle appartient donc à mes instructions.

C’est exactement le même raisonnement qu’il faudrait appliquer aux autres « tics IA » mentionnés dans le message qui m’a été envoyé :

• les généralités qui n’apportent aucune information;
• les passages vides de sens;
• les énumérations systématiques;
• les oppositions binaires artificielles;
• les effets de style répétitifs;
• les rythmes systématiquement ternaires;
• les phrases construites de manière trop symétrique.

Si votre organisation considère ces constructions comme contraires à sa voix rédactionnelle, dites-le une fois à l’agent plutôt que de tenter de réparer chaque génération.

Étape 4 : ne pas s’arrêter au style

Mes instructions vont plus loin.

J’y ai intégré certaines règles typographiques propres au français canadien et aux conventions que je souhaite appliquer :

Colon (:): non-breaking space before, standard space after.
; ! ?: no space before, one space after.
French quotation marks: « texte » with non-breaking spaces.
% / units / currency / times: non-breaking space between number and symbol (8 %, 14 h 30, 37,83 $).
No double spaces.

J’impose également l’apostrophe typographique française et les guillemets français.

L’objectif n’est plus simplement que Copilot produise « du français ».

Je veux qu’il produise mon français professionnel attendu au Québec.

C’est une différence fondamentale.

Étape 5 : demander à l’IA de se relire

Une autre partie intéressante de mes instructions concerne le processus.

Je lui demande explicitement :

1. Generate the content.
2. Apply OQLF rules when the output language is FR-CA.
3. Apply EN-CA language validation rules when the output language is EN-CA.
4. Apply anti-pollution clauses.
5. Perform final validation.

L’idée est importante.

Je ne définis plus uniquement le résultat attendu. Je définis également une procédure de contrôle.

Et j’ajoute ensuite une validation finale.

Pour le français canadien, Copilot doit notamment vérifier :

• l’absence des caractères que j’interdis;
• les guillemets;
• les espaces autour de la ponctuation;
• les unités;
• les devises;
• les pourcentages;
• les heures;
• les doubles espaces.

Pour l’anglais, je lui demande notamment de vérifier la cohérence de l’orthographe canadienne, des dates, des nombres et des conventions typographiques.

Cela ne garantit évidemment pas que le modèle ne fera jamais d’erreur.

Une instruction n’est pas une fonction informatique déterministe.

Mais elle donne à l’agent un cadre beaucoup plus précis.

Étape 6 : définir ses habitudes de travail

Certaines de mes instructions sont encore plus personnelles.

Par exemple :

Limit summaries to a maximum of 4,000 characters.

ou :

Write executive summaries using concise bullet points, maximum 6 lines.

ou encore :

Prioritize task lists by due date.

Et même :

Always use the first name Nicolas in responses.

Pris individuellement, ces détails peuvent sembler anecdotiques.

Ensemble, ils commencent à transformer un Copilot générique en Copilot adapté à ma manière de travailler.

Et c’est justement l’objectif.

Étape 7 : créer ses propres commandes

Je vais encore un peu plus loin avec une commande que j’ai appelée :

Typographic Review

Lorsque je donne cette instruction à Copilot, mes instructions précisent :

Do not modify any words.
Correct only typography according to the rules above.
Return only the corrected text.

J’ai donc créé une sorte de raccourci sémantique.

Au lieu de réexpliquer l’opération chaque fois, je peux demander une « Typographic Review ».

Copilot dispose déjà de la définition de cette opération dans son contexte persistant.

Cette approche devient particulièrement intéressante lorsqu’on identifie des opérations que l’on répète quotidiennement.

Mais attention : les instructions personnalisées ne remplacent pas les prompts

Il serait facile de tomber dans l’excès inverse.

Configurer les instructions personnalisées ne signifie absolument pas que le prompt n’a plus d’importance.

Les deux travaillent à des niveaux différents.

Les instructions personnalisées définissent mon cadre de travail.

Le prompt définit ma tâche actuelle.

Si mes instructions précisent que je travaille en FR-CA, avec un ton professionnel et sans tirets longs, je n’ai plus besoin de charger mon prompt avec ces informations.

Je peux consacrer celui-ci à ce qui est réellement spécifique :

Analyse les trois comptes rendus de réunion du projet Contoso et rédige une synthèse destinée au comité de direction. Identifie les décisions prises, les risques encore ouverts et les actions à réaliser avant le 15 septembre.

Le prompt devient plus court.

Mais surtout, il devient plus pertinent.

Et ce n’est qu’un premier niveau

Il faut également comprendre que Microsoft 365 Copilot possède désormais plusieurs mécanismes de personnalisation.

Les instructions personnalisées de Copilot Chat constituent le niveau individuel.

Copilot dispose également d’une mémoire capable de conserver certaines informations et préférences issues des conversations.

Et les Blocs-notes Copilot disposent eux aussi de leurs propres instructions.

Dans un Bloc-notes, on peut définir des instructions spécifiques au contexte du collectif ou du projet : ton, sujet, format des réponses, terminologie, conventions ou règles particulières.

Enfin, lorsqu’on construit un véritable agent déclaratif dans Microsoft 365 Copilot, les instructions deviennent une composante centrale de son architecture. Microsoft recommande notamment d’y définir son objectif, ses règles générales, son ton, ses restrictions, ses compétences et, lorsque cela est pertinent, ses processus étape par étape.

On commence alors à distinguer plusieurs couches :

L’utilisateur possède ses préférences.

Le contexte de travail possède ses règles.

L’agent possède son rôle et son comportement.

Le prompt exprime l’intention du moment.

Cette séparation me semble beaucoup plus saine que de tenter de faire tenir tout le système dans un prompt gigantesque.

Et pour une organisation ?

C’est probablement là que la discussion devient la plus intéressante.

Si plusieurs collaborateurs doivent respecter la même voix rédactionnelle, il faut distinguer ce qui relève réellement de l’individu et ce qui relève de l’organisation.

Mes préférences sur les tirets, mon prénom ou la longueur de mes synthèses sont personnelles.

La terminologie officielle d’une entreprise, ses conventions rédactionnelles, son identité de marque ou ses règles de communication ne le sont pas.

À partir de là, la réflexion ne devrait plus être :

« Quel prompt devons-nous donner aux employés ? »

mais plutôt :

« À quel niveau cette instruction doit-elle vivre ? »

Est-ce une préférence individuelle ?

Une instruction associée à un Bloc-notes et donc à un contexte collectif ?

Une instruction d’un agent spécialisé ?

Une règle organisationnelle ?

Une source de connaissance ?

Ou réellement une information spécifique à la tâche qui doit rester dans le prompt ?

Cette question d’architecture me semble beaucoup plus importante que la recherche du « prompt parfait ».

Avant de corriger l’IA, configurez-la

Oui, les modèles de langage ont des tics rédactionnels.

Oui, ils peuvent produire des phrases creuses.

Oui, ils adorent parfois les structures trop propres, les oppositions artificielles, les listes, les formulations symétriques et certains effets stylistiques qui permettent aujourd’hui de soupçonner immédiatement l’intervention d’une IA.

Il faut travailler là-dessus.

Mais écrire un énorme prompt pour rappeler ces règles à chaque utilisation revient un peu à expliquer chaque matin à un nouveau collègue comment vous aimez travailler.

Microsoft 365 Copilot nous permet maintenant de conserver une partie de ces préférences.

Utilisons cette possibilité.

Commencez simplement.

Ouvrez Copilot.

Allez dans Paramètres > Personnalisation > Instructions personnalisées.

Et regardez ce qu’il y a dedans.

Si, comme dans le cas qui a déclenché cet article, la réponse est…

rien,

alors je commencerais par là.

Avant d’écrire un nouveau prompt.